Algemene voorwaarden — advies- en consultancydiensten

1. Wie we zijn

Nozick Consulting Limited, een vennootschap naar Maltees recht, ingeschreven onder registratienummer C115987, gevestigd te Birkirkara, Malta.

• Adres: Level 2B, Centris Business Gateway II, Triq is-Salib tal-Imriehel, Zone 3, Central Business District, Birkirkara CBD3020, Malta
• E-mail: contact@nozickconsulting.com
• Telefoon: +31 800 0234 306
• WhatsApp: +31 6 5120 9088

In deze voorwaarden bedoelen we met "wij", "we" en "ons" Nozick Consulting Limited, en met "je" en "jij" de klant.

De gesprekken worden gevoerd door Toine Manders. Aan de voorbereiding en aan schriftelijk advies kunnen ook andere medewerkers van ons kantoor meewerken. Als er iemand aan jouw dossier werkt van wie het tarief afwijkt, of als we een externe specialist willen inschakelen, laten we dat vooraf weten.

2. Waar deze voorwaarden over gaan

Deze voorwaarden gelden voor onze advies- en consultancydiensten: de afspraken die je via onze website boekt (videogesprek of fysiek gesprek), de voorbereiding daarop, en het schriftelijke advies of vervolgwerk dat daaruit voortkomt.

Ze gelden niet voor onze online producten. Daarvoor gelden aparte voorwaarden:

Een overzicht van al onze voorwaarden staat op nozickconsulting.com/voorwaarden.

Als we voor een groter of langerlopend traject een aparte opdrachtbevestiging of overeenkomst sluiten, gaat die vóór op deze voorwaarden waar ze van elkaar afwijken.

3. Hoe een opdracht tot stand komt

Je boekt online. Je kiest het soort gesprek (videogesprek via Zoom, of een fysiek gesprek tijdens een bezoek van Toine aan Nederland), de gewenste duur, en een tijdstip uit onze beschikbaarheid. Daarna vul je je gegevens in.

Wat we bij het boeken vragen:

• naam, e-mailadres en telefoonnummer;
• of je als particulier of op naam van een bedrijf gefactureerd wilt worden, met het bijbehorende adres, en bij een bedrijf ook het btw-nummer en het KvK-nummer (of het buitenlandse equivalent);
• waar het gesprek over gaat, en een korte beschrijving van je situatie;
• een kopie van je paspoort of identiteitskaart (verplicht, zie hieronder);
• eventueel documenten die je vooraf wilt delen (zie sectie 5 en 7).

De afspraak staat vast zodra je de bevestigingsmail ontvangt. Daarin staan de datum en tijd, het uurtarief, de deelnamelink of de locatie, en een persoonlijke link waarmee je zelf kunt verzetten, annuleren, gasten toevoegen of verwijderen en documenten beheren.

Identiteitscontrole. Je uploadt bij het boeken een kopie van je paspoort of ID-kaart. Een geautomatiseerde controle kijkt of het daadwerkelijk een leesbaar, echt identiteitsbewijs is (geen voorbeeld- of specimenexemplaar) en of de naam erop overeenkomt met de naam die je hebt ingevuld. Bij een duidelijke afwijking kun je de boeking niet afronden en vragen we je het opnieuw te proberen. Deze controle dient ons eigen belang: we willen weten met wie we spreken. Het is niet hetzelfde als de wettelijke KYC/AML-identificatie — zie sectie 4.

Wanneer we een opdracht niet aannemen. We kunnen een afspraak weigeren of annuleren als het onderwerp buiten ons vakgebied valt, als er een belangenconflict is, als de identiteitscontrole niet sluitend is, of als de vereiste KYC/AML-onderbouwing bij een langer traject niet rond komt. Als we vóór het gesprek annuleren, brengen we niets in rekening.

Gasten. Je mag maximaal 3 gasten uitnodigen voor je afspraak — bijvoorbeeld je partner, je accountant of een zakenpartner. Daar zijn geen extra kosten aan verbonden. Gasten krijgen een eigen uitnodiging en kunnen bevestigen of afmelden; alleen jij kunt de afspraak zelf verzetten of annuleren.

4. KYC/AML bij langere trajecten

Voor een kennismakings- of oriënterend gesprek volstaat de identiteitscontrole uit sectie 3.

Ga je verder met schriftelijk advies of een langerlopend traject, dan zijn we op grond van de Maltese anti-witwaswetgeving verplicht een volledige cliëntenonderzoek (KYC/AML) uit te voeren. We vragen je dan om aanvullende documenten en gegevens. We kunnen pas met dat werk beginnen als dat onderzoek is afgerond. Bij zo'n traject leggen we de opdracht apart schriftelijk vast en kunnen we een voorschot of betaling vooraf vragen. Als we dat doen, spreken we het bedrag vooraf met je af.

Hoe lang we je identiteitsbewijs bewaren. Hier werken twee regels tegen elkaar in. De privacywetgeving zegt: niet langer bewaren dan nodig. De anti-witwaswetgeving zegt voor cliënten met wie we een zakelijke relatie hebben juist: bewaren tot vijf jaar na het einde van die relatie. We lossen dat zo op:

• Blijft het bij een eenmalig kennismakingsgesprek, dan verwijderen we de kopie 180 dagen na de afspraak automatisch.
• Hoort er meer bij (meerdere afspraken, gedeelde documenten, of een KYC/AML-traject), dan bewaren we de kopie zolang de anti-witwaswetgeving dat voorschrijft.

In beide gevallen bewaren we wél de uitkomst van de identiteitscontrole — dat er is gecontroleerd, wanneer, welk documenttype en welke naam erop stond — ook nadat de afbeelding zelf is verwijderd. Zie ook onze privacyverklaring.

5. Tarieven en facturatie

Je betaalt een uurtarief, geen vast bedrag per afspraak. Het tarief dat voor jouw afspraak geldt, zie je tijdens het boeken en staat in je bevestigingsmail. Het tarief voor een fysiek gesprek ligt hoger dan voor een videogesprek. Alle tarieven zijn exclusief btw. We kunnen onze tarieven aanpassen; voor een al geboekte afspraak geldt altijd het tarief uit je bevestigingsmail.

We factureren op de werkelijke duur, niet op de gereserveerde tijd. De tijd die je bij het boeken kiest is een planning, geen prijsafspraak. Duurt het gesprek korter, dan betaal je minder. Loopt het uit, dan betaal je meer. Bij videogesprekken leiden we de werkelijke duur af uit de gegevens van Zoom; bij fysieke gesprekken houden we die zelf bij.

We mogen tijd die niet aan jouw zaak is besteed van de factuur afhalen — dat doen we in jouw voordeel en je hoeft er niet om te vragen. Andersom brengen we nooit meer in rekening dan de werkelijk bestede tijd.

Voorbereidingstijd brengen we in rekening. Deel je vooraf documenten, dan reserveren we leestijd op basis van het aantal pagina's: ongeveer 3 minuten per pagina, naar boven afgerond op 5 minuten. Bij één pagina of minder reserveren we geen tijd. Hoeveel voorbereidingstijd we reserveren en wat dat ongeveer kost, zie je in het boekingsformulier vóórdat je bevestigt, en het staat ook in je bevestigingsmail. Die tijd wordt tegen hetzelfde uurtarief gefactureerd.

Wil je niet dat we een bepaald document vooraf lezen, dan kun je het via je persoonlijke link buiten de voorbereiding houden. De gereserveerde tijd en de kosten gaan dan omlaag.

Facturatie en betaling. We factureren in euro's vanuit Malta. We factureren niet noodzakelijk elk gesprek apart: meerdere gesprekken en overig werk binnen dezelfde opdracht kunnen op één factuur staan. Zes gesprekken over dezelfde emigratie kunnen dus zes facturen opleveren, maar net zo goed één of twee — wat op dat moment het meest praktisch is. Op de factuur staat altijd gespecificeerd welke gesprekken en welk werk erop zitten, met datum en duur, zodat je het kunt narekenen. De betaaltermijn is 14 dagen na factuurdatum. Bij te late betaling zijn we gerechtigd de wettelijke (handels)rente en de redelijke incassokosten in rekening te brengen, en kunnen we verder werk opschorten.

Als een factuur blijft openstaan. In de praktijk volgen we een vast schema, zodat je nooit voor een verrassing komt te staan en steeds weet wat de volgende stap is:

Kom je er niet uit? Neem gewoon contact op. Dit schema is bedoeld voor het geval dat iemand niet betaalt én niets van zich laat horen. Kun je op dit moment niet betalen, of klopt er iets niet aan de factuur, laat het ons dan weten — op elk moment in dit traject, ook als er al een herinnering is verstuurd. Dan zoeken we samen naar een oplossing, bijvoorbeeld een betalingsregeling in termijnen. We hebben er veel liever een gesprek over dan dat we een incassobureau inschakelen.

Btw. Welke btw we in rekening brengen hangt af van waar je woont of gevestigd bent en of je als particulier of als ondernemer afneemt. Het toepasselijke regime en tarief staan op je factuur. Beschik je over een geldig EU-btw-nummer, geef dat dan bij het boeken op; we controleren het automatisch, en als het geldig is kan de btw worden verlegd.

6. Annuleren en verzetten

Kosteloos tot 24 uur van tevoren. Je kunt je afspraak zelf verzetten of annuleren via de persoonlijke link in je bevestigingsmail. Tot 24 uur vóór de starttijd is dat kosteloos.

Binnen 24 uur. Annuleer je binnen 24 uur vóór aanvang, dan kunnen we 50% van de gereserveerde tijd in rekening brengen tegen het overeengekomen uurtarief. Bij het annuleren vragen we je om de reden.

Niet verschenen. Laat je de afspraak verlopen zonder af te zeggen, dan kunnen we 100% van de gereserveerde tijd in rekening brengen. Het verschil met een late annulering is bewust: wie afzegt geeft ons nog een kans de tijd anders in te vullen of iemand anders te helpen, wie niets laat horen niet. Ook vlak voor de afspraak nog even laten weten dat je niet kunt is dus altijd beter dan wegblijven.

Dit gaat nooit automatisch. Een late annulering of een no-show wordt bij ons alleen gesignaleerd; een medewerker beoordeelt daarna per geval of we werkelijk iets in rekening brengen. In de praktijk kijken we naar de reden en naar of het vaker gebeurt. Bij een tweede late annulering of no-show binnen twaalf maanden nemen we contact met je op om het te bespreken.

Als wij verzetten. Moeten wij een afspraak verzetten of annuleren (bijvoorbeeld door ziekte of overmacht), dan brengen we niets in rekening en plannen we in overleg een nieuw moment.

Documenten aanleveren kan tot 24 uur vooraf, zodat er tijd is om ze te lezen. Wil je daarna nog iets delen, neem dan contact met ons op.

7. Wat wij van jou nodig hebben

Juiste en volledige informatie. Ons advies is gebaseerd op wat jij ons vertelt en aanlevert. Jij bent verantwoordelijk voor de juistheid en de volledigheid daarvan. Ontbreekt informatie, of klopt ze niet, dan kan het advies onjuist of onbruikbaar zijn — dat komt niet voor onze rekening (zie sectie 11).

Vertel het ons ook als er tijdens het traject iets in je situatie verandert.

Documenten. Je kunt per afspraak maximaal 10 documenten delen, tot 24 uur vóór aanvang. Zorg dat je gerechtigd bent die documenten met ons te delen.

Een document dat je uploadt, bewaren we. Haal je een document uit de voorbereiding, dan betekent dat alleen dat we het niet vooraf lezen — het bestand blijft in ons dossier bewaard en wordt niet verwijderd. Wil je dat een document echt verwijderd wordt, neem dan contact met ons op (zie sectie 10 over je rechten).

Identiteitsbewijs. Het document dat je uploadt moet je eigen, geldige identiteitsbewijs zijn.

8. Wat we leveren — en wat niet

Wat we leveren: advies over jouw fiscale en vermogensrechtelijke situatie, gebaseerd op de informatie die je hebt gegeven en op de wet- en regelgeving zoals die geldt op het moment van advisering.

Wat we uitdrukkelijk NIET leveren, tenzij we dat apart schriftelijk afspreken:

• uitvoering. Wij voeren niets voor je uit. Je blijft zelf verantwoordelijk voor het nemen van beslissingen en het doorvoeren ervan.
• aangiften en aanmeldingen. Wij verzorgen niet standaard belastingaangiften, inschrijvingen, uitschrijvingen of meldingen bij instanties, en bewaken jouw termijnen niet. Uitzondering: een emigratieaangifte kunnen we op verzoek wél voor je verzorgen. Dat spreken we dan apart af en factureren we apart; het valt niet automatisch onder een adviesgesprek.
• juridische vertegenwoordiging. We treden niet voor je op in bezwaar, beroep of een procedure.
• accountancy en controle. We stellen geen jaarrekeningen op en verrichten geen controle- of samenstellingswerkzaamheden.
• advies over ander recht dan wat we hebben afgesproken. Advies over de fiscale gevolgen in één land is geen advies over een ander land. Zie sectie 11.

Een gesprek is geen schriftelijk advies. Wat er mondeling in een gesprek wordt besproken is een verkenning van je situatie. Wil je iets waarop je je kunt beroepen — bijvoorbeeld richting een adviseur, een bank of een belastingdienst — vraag dan om schriftelijk advies. Daarvoor maken we een aparte afspraak over omvang, tijd en kosten.

Geen resultaatsgarantie. We spannen ons in om je goed te adviseren, maar we garanderen geen bepaalde fiscale uitkomst en geen bepaald standpunt van een belastingdienst of rechter.

9. Vertrouwelijkheid — en wat we níet kunnen beloven

Alles wat je met ons deelt behandelen we vertrouwelijk. We delen het niet met derden, behalve met de mensen binnen ons kantoor en de door ons ingeschakelde specialisten die aan jouw dossier werken, en behalve waar de wet ons daartoe verplicht.

Wees je bewust van het volgende — we zeggen het liever vooraf dan achteraf. Belastingadviseurs hebben in Nederland geen wettelijk verschoningsrecht, anders dan advocaten en notarissen. Wij kunnen ons dus niet met succes op een professioneel verschoningsrecht beroepen als een belastingdienst of een rechter om informatie vraagt. Wat wij van jou vastleggen, kan in beginsel opgevraagd worden. Daarnaast kunnen op ons meldplichten rusten (onder meer op grond van anti-witwasregelgeving).

We maken geen opnames en geen transcripties van je gesprek.

10. Persoonsgegevens en documenten

Wat we verwerken. Je contact- en factuurgegevens, je identiteitsbewijs, de beschrijving van je situatie, de documenten die je deelt, en de gegevens over je afspraken en facturen.

Waar het staat. We gebruiken hiervoor onder andere Zoho (CRM, WorkDrive en Books), Google (Agenda en Drive), Zoom, en dienstverleners voor onze website en e-mail. Jouw documenten worden opgeslagen in onze eigen digitale dossieromgeving (Zoho WorkDrive) en, ter voorbereiding van het gesprek, in een afgeschermde map in Google Drive. Je identiteitsbewijs wordt apart bewaard en verschijnt niet in de agenda-afspraak.

Geautomatiseerde controle van je identiteitsbewijs. Bij het boeken wordt je geüploade identiteitsbewijs geautomatiseerd beoordeeld op leesbaarheid, echtheid en naamovereenkomst, met behulp van een AI-dienst van een derde partij. Er wordt geen besluit over jou genomen dat verder gaat dan het al dan niet kunnen afronden van de boeking; bij twijfel kun je altijd contact met ons opnemen en beoordeelt een mens het alsnog.

Geautomatiseerde voorbereiding — alleen als je daar toestemming voor geeft. Van je situatiebeschrijving en de documenten die je deelt kunnen we met behulp van AI een interne samenvatting maken ter voorbereiding van het gesprek. Dat gebeurt alleen als je daar bij het boeken expliciet toestemming voor geeft. Geef je die niet, dan gebeurt het niet — je kunt gewoon boeken en er verandert verder niets aan de afspraak. Je kunt je toestemming later intrekken.

De samenvatting is uitsluitend voor intern gebruik, is adviserend van aard, en wordt altijd door de adviseur zelf beoordeeld. Ze wordt nooit met derden gedeeld en vormt nooit zelfstandig de basis van een advies.

Dit staat los van de identiteitscontrole hierboven: die is verplicht en dient een ander doel (weten met wie we spreken).

Bewaartermijn. We bewaren dossiers en identiteitsbewijzen niet langer dan nodig, en niet korter dan de wettelijke bewaarplicht die op ons rust — voor identificatiegegevens volgt die uit de anti-witwasregelgeving.

Je rechten. Je kunt inzage vragen in je gegevens, ze laten corrigeren, en in bepaalde gevallen laten verwijderen of de verwerking laten beperken. Dien je verzoek in via ons contactformulier. Ben je het oneens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij een toezichthouder.

11. Aansprakelijkheid

Dit is voor beide partijen de belangrijkste sectie. Lees hem goed.

Waarop ons advies is gebaseerd. Ons advies berust op de informatie die jij ons verstrekt. We controleren die informatie niet zelfstandig en gaan uit van de juistheid en de volledigheid ervan. Is de informatie onjuist of onvolledig, dan zijn wij niet aansprakelijk voor de gevolgen daarvan.

Wet- en regelgeving verandert. Ons advies weerspiegelt de wet, de regelgeving en de gepubliceerde standpunten zoals die golden op het moment van advisering. We zijn niet verplicht je te informeren over latere wijzigingen, en we zijn niet aansprakelijk voor de gevolgen van zulke wijzigingen — ook niet als die met terugwerkende kracht gelden. Wil je periodiek geactualiseerd advies, dan spreken we dat apart af.

Eén land is niet elk land. Advies over de fiscale gevolgen in een bepaald land is uitsluitend advies over dát land. Het is geen advies over de fiscale, juridische of sociale-zekerheidsgevolgen in enig ander land, ook niet als die situaties met elkaar samenhangen. Voor advies over een ander rechtsgebied verwijzen we je naar een adviseur die daar bevoegd is; schakelen we die zelf in, dan doen we dat voor jouw rekening en risico en zijn wij niet aansprakelijk voor diens werk.

Advies is geen uitvoering. Zoals in sectie 8 staat, blijf je zelf verantwoordelijk voor het nemen van beslissingen, het doen van aangiften en meldingen, en het bewaken van termijnen.

Beperking van onze aansprakelijkheid. We hebben geen beroepsaansprakelijkheidsverzekering. Dat zeggen we hier expliciet, omdat het uitmaakt voor wat je van ons kunt verwachten als er iets misgaat: onze aansprakelijkheid is begrensd tot een bedrag dat in verhouding staat tot wat je ons voor het werk betaalt.

Neem je af in de uitoefening van een beroep of bedrijf, dan is onze aansprakelijkheid voor alle schade uit of in verband met een opdracht beperkt tot het honorarium dat we je in rekening hebben gebracht in de twaalf maanden vóór de gebeurtenis die de schade veroorzaakte — of, als we voor het werk een aparte schriftelijke opdrachtbevestiging hebben gesloten, het honorarium dat onder díe opdracht in rekening is gebracht.

Ben je consument — je handelt dus niet in de uitoefening van een beroep of bedrijf — dan beperken we onze aansprakelijkheid niet verder dan het dwingende consumentenrecht toestaat.

Samenhangende gevallen tellen als één. Schade die voortkomt uit dezelfde oorzaak, of uit een reeks met elkaar samenhangende oorzaken, geldt als één schadegeval waarvoor het maximum één keer geldt.

Dwingend consumentenrecht gaat voor. Ben je consument, dan doet niets in deze sectie af aan de rechten die het dwingende recht van het land waar je gewoonlijk verblijft je geeft. Waar dat recht een verdergaande aansprakelijkheid meebrengt dan hierboven staat, geldt dat recht. Zie ook sectie 12.

Uitgesloten schade. We zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, of schade door bedrijfsstagnatie. Boetes, rente en naheffingen die je hoe dan ook verschuldigd was geweest, zijn geen schade.

Wat we nooit uitsluiten. Niets in deze voorwaarden beperkt onze aansprakelijkheid voor opzet, bewuste roekeloosheid of grove schuld, of voor enige andere aansprakelijkheid die volgens dwingend recht niet kan worden uitgesloten.

Termijn voor het indienen van een claim. Meld schade zo spoedig mogelijk schriftelijk bij ons, nadat je die hebt ontdekt of redelijkerwijs had moeten ontdekken. Voor het overige gelden de wettelijke verjaringstermijnen.

12. Toepasselijk recht en geschillen

Eerst met ons praten. Ben je ontevreden, laat het ons weten via ons contactformulier. We reageren zo snel mogelijk, in beginsel binnen vijf werkdagen, en proberen het samen op te lossen. Dat werkt vrijwel altijd sneller dan een procedure.

Toepasselijk recht. Op onze overeenkomst is Maltees recht van toepassing.

Bevoegde rechter. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te Malta.

Uitzondering voor consumenten. Ben je consument, dan geldt het volgende, en dat gaat vóór op de twee voorgaande alinea's:

• de keuze voor Maltees recht ontneemt je niet de bescherming van de dwingende bepalingen van het recht van het land waar je gewoonlijk verblijft;
• wij kunnen je alleen oproepen voor de rechter van het land waar jij woont, en jij kunt kiezen of je ons aanspreekt in Malta of in je eigen woonland.

Ongeldigheid van een bepaling. Is een bepaling nietig of niet afdwingbaar, dan blijven de overige bepalingen gelden en vervangen we die bepaling door een geldige bepaling die de bedoeling zo dicht mogelijk benadert.

Taal. Deze voorwaarden bestaan in het Nederlands en in het Engels. Bij een verschil tussen beide versies is de versie leidend in de taal waarin je de overeenkomst met ons bent aangegaan.

Wijzigingen. We kunnen deze voorwaarden wijzigen. Voor een al geboekte afspraak of een lopende opdracht gelden de voorwaarden zoals die golden op het moment van boeken.